God forberedelse giver gode møder. Det lyder simpelt, og det er det også. Ikke desto mindre er det i dette stadie, at der er størst fare for at ødelægge mødet – allerede inden det er i gang.
Mange ineffektive møder er desværre ofte et produkt af dårlig forberedelse fra både mødeleder og deltagere. Og desværre har det ikke kun konsekvenser for den uforberedte, men for alle fremmødte. Et møde er ressourcekrævende for alle deltagere, så det er vigtigt, at de effektive møder, der afholdes, også giver værdi til virksomheden og for de enkelte mødedeltagere. Overvej også den reelle pris, som mødet koster. Altså den arbejdstid, som alle deltagere investerer i selve mødet, i forberedelse og opfølgning og evt. transport. Tænk også over, hvad de enkelte deltagere kunne have gjort i stedet for. Det kan blive rigtig dyrt, hvis for mange møder bliver afholdt, med for mange deltagere. Derfor skal man altid huske på, hvad vil man have ud af dette møde. Skaber det værdi eller koster det os penge?
Det anbefales også altid, at have en begrundelse for, hvorfor mødet skal finde sted. Altid være klar over, hvad meningen med mødet er og hvorfor det skal finde sted. Det er med til, at skabe overblik over mødet og gør det samtidigt mere overskueligt for de deltagende. Det hjælper de deltagende med, at få en forståelse for, hvorfor de skal deltage i mødet. De deltagerne kan derfor påtage sig deres rolle under mødet. Mødedeltagerne har nemmere ved at fokusere samt holde deres motivation, hvis de ved hvad deres rolle under mødet er og hvorfor de sidder i lokalet. En god ide er, at man sender mødets agenda ud et par dage eller en uge før mødets afvikling. Det gør at alle de deltagende kan være forberedte til mødet og ved hvad mødet kommer til at handle om. Det er med til, at skabe et mere effektivt og produktivt møde. Det gode møde er forberedt både i forhold til indhold og form, inden det bliver afholdt. Det giver deltagerne mulighed for at forberede sig og den mødeansvarlige mulighed for at tænke mødet igennem. Når først mødedeltagerne og den mødeansvarlig for opbygget en god forberedelsesproces, begynder de gode møder at komme. Fremover handler det om at vedligeholde teknikken og mestrer, at holde effektive møder uden at ”tabe penge”. Det er en god mødeløsning som man kan tænke over.
Tips til en god checkliste for din mødeforberedelse.
- Identificer formålet med mødet, og gør det klar for deltagerne allerede i mødeindkaldelsen.
- Inviter kun de deltagere, der har noget reelt at byde ind med.
- Sørg for at gøre mødet interessant for deltagerne. Det kommer dig til gode i sidste ende.
- Tænk på omgivelsernes betydning. Måske det er på tide at invitere dine kolleger ud af huset?
- Husk pauser. Mennesket kan koncentrere sig i 25 minutter af gangen, derfor bør du indlægge pauser for at holde produktiviteten oppe.
